Note di rilascio lunedì 3 dicembre 2018
Aggiunte e modifiche relative all’aggiornamento di lunedì 3 dicembre 2018
Nuove funzionalità
- Accettazione della licenza d’uso
- Gestione dei consensi nelle anagrafiche
- Implementazione “Registro trattamenti anagrafica”
- Adeguamento dei modelli di stampa
Premessa
Per adeguarsi a quanto espresso dal GDPR (regolamento n. 2016/679) in materia di protezione dei dati personali, a partire dal rilascio che verrà effettuato in data mercoledì 5 dicembre 2018, sullo YAP sono state implementate le modifiche di seguito indicate.
- Accettazione della licenza d’uso del software
- Gestione dei consensi nelle anagrafiche
- Implementazione del registro dei trattamenti
- Adeguamento dei modelli di stampa
Consigliamo a tutti gli utenti YAP di dedicare alcuni minuti alla lettura delle nuove caratteristiche implementate, per evitare di trovarsi disorientati nel momento in cui queste verranno rese operative.
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Accettazione della licenza d’uso
Nel momento in cui questo aggiornamento verrà reso operativo, quando un utente “Amministratore utenti e ruoli” avrà accesso a YAP, sarà visualizzato il messaggio raffigurato.
Per tutti gli utenti che ricoprono un ruolo diverso da quello sopraindicato non ci sarà alcuna segnalazione.
La procedura da effettuare varia in funzione del ruolo ricoperto dall’utente che ha eseguito l’accesso.
L’utente è il responsabile legale
- Selezionare l’opzione “Sì, sono io il Responsabile Legale” e cliccare su “Continua”.
- Viene visualizzata una finestra all’interno della quale è possibile consultare la licenza d’uso (A) e le condizioni generali di contratto (B).
- Inserire il codice fiscale (C) e l’indirizzo email (D) del responsabile legale.
- Selezionare una delle opzioni proposte per l’accettazione della licenza e del contratto.
– Le accetto: i contenuti vengono esplicitamente accettati e cliccando su “Conferma” la procedura termina definitivamente.
– NON le accetto: i contenuti vengono esplicitamente rifiutati e cliccando su conferma l’utilizzo del software viene bloccato.
– Posticipa l’accettazione: l’accettazione dei contenuti viene posticipata fino ad un massimo di 10 giorni trascorsi i quali, se i contenuti non vengono accettati, l’utilizzo del software viene bloccato.
Nelle condizioni in cui il software è bloccato, solo l’utente “Responsabile legale” può accedere alla pagina di accettazione dei contenuti e, selezionando l’opzione “Le accetto”, ripristinare il normale funzionamento.
L’utente NON è il responsabile legale
- Selezionare l’opzione “No, non sono io il Responsabile Legale” e cliccare su “Continua”.
- Viene visualizzata la pagina “Configurazioni” > “Ruoli” [sezione “Utenti”] nella quale è possibile assegnare il ruolo di “Responsabile Legale” ad uno degli utenti già presenti, oppure creare un nuovo utente al quale assegnare questo ruolo.
- Quando l’utente “Responsabile legale” accede al software, dovrà applicare la procedura descritta ai punti 1÷4.
Nota bene: l’azienda ha a disposizione 7 giorni per definire il ruolo di “Responsabile legale” e 10 giorni per accettare la licenza e le condizioni generali di contratto. Trascorsi questi limiti temporali il funzionamento di YAP viene sospeso e solo il “Responsabile legale” è in grado di ripristinarlo.
Fino a quando i limiti temporali descritti non scadono, il centro messaggi di YAP visualizza delle notifiche per ricordare all’utente cosa è necessario fare.
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Gestione dei consensi nelle anagrafiche
In tutte le schede anagrafiche (sia negli archivi anagrafiche che nei dettagli pratica) è stata modificata la sezione relativa ai consensi all’accettazione dei vari tipi di campagne di comunicazione che l’officina può inviare ai propri clienti.
- Avvisi scadenze: serve per gestire l’invio degli avvisi di scadenza, di default questa funzione è impostata uguale a “SI”.
- Promozioni: serve per gestire il consenso all’invio delle campagne di comunicazione di carattere commerciale. Di default questa funzione è impostata uguale a “vuota” perché è necessario avere il consenso esplicito da parte del titolare dell’anagrafica.
- Cessione a terzi: serve per gestire il consenso all’invio delle campagne di comunicazione da parte di aziende terze. Di default questa funzione è impostata uguale a “vuota” perché è necessario avere il consenso esplicito da parte del titolare dell’anagrafica.
- Attiva (corrisponde al precedete “Comunicazioni”): serve per includere (SI) o escludere (NO) dalle campagne di comunicazione l’anagrafica.
- Attiva committente (corrisponde al precedente “Comunicazioni committente”): serve per includere (SI) o escludere (NO) dalle campagne di comunicazione i veicoli per i quali l’anagrafica corrispondente ha il ruolo di committente.
I campi “Promozioni” e “Cessione a terzi” non sono obbligatori, ma se non vengono assegnati è come se fossero impostati uguali a “NO” perché è necessario che questi consensi siano concessi esplicitamente dall’anagrafica.
Qualora i campi dei consensi non venissero definiti all’interno della scheda anagrafica, è possibile definirli anche all’interno della pratica (nelle schede “Ordini di lavoro”, “Documenti fiscali” e “DDT di uscita”) tramite l’apposito pulsante (E).
Cliccando sul pulsante (E) viene visualizzata una finestra nella quale è possibile assegnare i consensi per l’anagrafica tramite i campi della zona (F).
Inoltre nella zona (G) sono riportate le ultime 5 volte in cui i consensi sono stati modificati. È possibile cliccare sul pulsante (H) per visualizzare il “Registro trattamenti anagrafica” nel quale è riportato l’elenco di tutte le operazioni svolte sui dati personali dell’anagrafica a cui è riferita la pratica.
Dopo aver assegnato i consensi, salvare le modifiche tramite il pulsante “Salva”. Le modifiche effettuate vengono riportate anche nella scheda anagrafica corrispondente.
La medesima gestione dei consensi è presente anche nei “Filtri anagrafica” delle campagne di comunicazione, come raffigurato nell’illustrazione che segue.
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Implementazione “Registro trattamenti anagrafica”
È stata implementata una nuova pagina, il “Registro trattamenti anagrafica” nel quale vengono memorizzate tutte le variazioni che coinvolgono un DATO PERSONALE effettuate su un’anagrafica.
È possibile accede al registro nei modi indicati.
- Tramite il pulsante “Vedi registro trattamenti” contenuto all’interno del comando “Azioni sull’anagrafica” presente nell’archivio “Anagrafiche”.
- Tramite il pulsante “Vedi registro trattamenti” contenuto all’interno del comando “Altro” presente nella scheda “Dettagli pratica”.
- Tramite il pulsante (H) contenuto nella finestra “Acquisizione consensi” come descritto in precedenza.
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Adeguamento dei modelli di stampa
La gestione dei modelli di stampa è stata modificata per adeguarsi a quanto previsto dalla normativa.
Accedendo al menu “Configurazioni” > “Modelli” [sezione “Stampe”] ora viene visualizzato l’elenco di tutti i modelli predefiniti, ordinati per ambito di utilizzo.
- REV sono i modelli da utilizzare per le stampe da produrre durante le REVisioni.
In questa categoria è stato aggiunto il modello codice “REV 6” che viene rilasciato per consentire ad un veicolo, la cui revisione è scaduta, di circolare nel solo giorno di prenotazione della revisione. Per stampare questo modello occorre cliccare sul pulsante “Stampe…”, nella scheda “Revisione” della pratica, e selezionare l’opzione “Conferma prenotazione formale”, che sarà abilitata solo dopo aver richiesto la revisionabilità del veicolo. - ANG sono i modelli da utilizzare per le stampe destinate alle ANaGrafiche, fra le quali le informative privacy e il consenso al trattamento dei dati.
- MES sono i modelli da utilizzare per i MESsaggi, sms o email, di conferma o promemoria prenotazione.
- PRT sono i modelli da utilizzare nell’ambito delle PRaTiche.
Per modificare un modello, cliccare sul pulsante (L) corrispondente. Le modifiche ad un modello predefinito sono segnalate dall’incremento dell’indice di versionamento.
Per creare un nuovo modello, cliccare sul pulsante (M) e selezionare il modello di partenza fra quelli disponibili.
Il resto della procedura da attuare per la creazione o la modifica di un modello è rimasta invariata. Le novità consistono nell’aggiunta dei campi unione relativi ai consensi, che permettono di inserire nei modelli i consensi per le promozioni e per la cessione a terzi.
| – Consenso promozioni intestatario | – Consenso promozioni conducente |
| – Consenso cessione a terzi intestatario | – Consenso cessione a terzi conducente |
| – Titolo consensi intestatario | – Titolo consensi conducente |
| – Consenso promozioni committente | – Consenso promozioni locatario |
| – Consenso cessione a terzi committente | – Consenso cessione a terzi locatario |
| – Titolo consensi committente | – Titolo consensi locatario |
| – Consenso promozioni anagrafica | – Consenso cessione a terzi anagrafica |
| – Titolo consensi anagrafica |
Nei campi unione sono state aggiunte le sezioni indicate:
- “Modello”: permettono di inserire nella stampa le informazioni relative al modello utilizzato (Codice, versione e data versione del modello utilizzato).
- “Dati di stampa”: permettono di inserire nella stampa le informazioni relative quando il modello è stato stampato (data e ora) e a chi l’ha stampato (utente yap).
- “Oggetti testo”: permettono di inserire nei modelli dei testi predefiniti relativi a “Responsabilità per danni”, “Richiamo UMC” e “Trattamento dati”.
Nella sezione “Azienda” è stato inserito il campo “Appellativo” che permette di inserire il nome abbreviato dell’azienda, qualora la ragione sociale fosse molto lunga e di conseguenza poco leggibile nelle stampe.
Se in un modello viene inserito il campo unione “Appellativo”, è necessario che nella pagina “Configurazioni” > “Dati azienda” [sezione “Generale”] il corrispondente campo sia valorizzato.
Inoltre nella barra dei comandi per la formattazione del testo sono state aggiunte le seguenti funzioni:
- Pulsante (N) per assegnare al testo un allineamento giustificato.
- Pulsante (O) per inserire nel modello un’immagine che deve essere contenuta nell’archivio immagini di YAP (“Configurazioni” > “Immagini” [sezione “Marketing”].
Sia i campi unione relativi ai consensi, che gli oggetti testo, possono essere configurati tramite la nuova pagina “Oggetti testo” accessibile dal menu “Configurazioni” [sezione “Stampe”].
La sezione “Standard” permette di configurare i testi dei campi unione “Oggetti testo”, perciò relativi a “Responsabilità per danni”, “Richiamo UMC” e “Trattamento dati”.
Questi testi possono essere modificati dall’utente, ma è possibile ripristinare la versione originale tramite i pulsanti “Ripristina”.
La sezione “Condizionati” permette di configurare i testi relativi ai consensi (per promozioni commerciali e cessione a terzi), ma permette anche di stabilire quando questi testi devono venire stampati nel modello, in funzione del valore assegnato ai consensi.
ESEMPIO
Condizioni di stampa “Consenso promozioni commerciali” = SE DIVERSO DA SI
E
Condizioni di stampa “Consenso cessione a terzi” = SEMPRE
Nei modelli dove sono stati inseriti i campi unione relativi ai consensi, quello relativo alle promozioni commerciali viene stampato solo se il consenso assegnato è diverso da sì, mentre quello relativo alla cessione a terzi viene stampato sempre, indipendentemente dal fatto che il consenso sia stato assegnato oppure no.
Nota bene: le impostazioni configurate nella sezione “Condizionati” vengono rispettate, nella stampa dei moduli di accettazione, solo se i parametri “Consenso alle promozioni” e “Consenso alla cessione a terzi” presenti nella pagina “Configurazioni” > “Officina” [sezione “Contesti”] > “Generale” > “Accettazione”, sono impostati uguali a “SI” (impostazione di default).
Per concludere, nella pagina “Configurazioni” > “Agenda e azioni” [sezione “Generale”], la sezione “Privacy” è stata eliminata e sostituita dalla sezione “Stampe ordini di lavoro” che permette di impostare quale documento viene stampato cliccando direttamente sul pulsante “Stampa” della scheda “Ordini di lavoro” (solo l’accettazione, solo l’ordine di lavoro o entrambi).
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