Guida alla Fatturazione Elettronica
Sommario
- Premessa
- Registrazione dati cliente/P.A.
- Pubblica Amministrazione
- Privati – Utilizzatori finali
- Creazione Fattura/Nota di accredito elettronica (CICLO ATTIVO)
- Generazione flusso automatico con servizio e-Bill (file XML, firma ed invio al sistema d’interscambio)
- Generazione del solo file XML (senza servizio e-Bill)
- Ricezione fattura di acquisto (CICLO PASSIVO)
- Archivio e download delle fatture elettroniche
- Importazione XML da altri gestionali
- Esportazione massiva delle fatture elettroniche
- FAQ
Premessa
Questa guida ha lo scopo di aiutare l’utente all’emissione delle Fatture Elettroniche secondo la normativa in vigore dal 1° gennaio 2019.
Di seguito le funzionalità in base all’attivazione o meno del sistema Automatico e-Bill.
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Registrazione dati cliente/P.A.
Per ogni cliente, nella corrispondente scheda “Anagrafica”, è possibile registrare il Codice Destinatario e/o l’indirizzo PEC, che verranno utilizzati dal software durante la generazione della fattura elettronica.
In ogni caso non è obbligatorio inserire né Codice Destinatario né indirizzo PEC per procedere all’invio della Fattura Elettronica, in quanto sarà il Sistema d’Interscambio SDI a provvedere al recapito della stessa nel canale scelto dal cliente o nel rispettivo cassetto fiscale (vedi Faq nr. 5).
Pubblica Amministrazione
Nel caso in cui il soggetto destinatario della Fattura Elettronica sia la Pubblica Amministrazione, occorre inserire l’anagrafica come segue:
- Nel “Tipo” di anagrafica selezionare “PUBBLICA AMMINISTRAZIONE”.
- Inserire Codice destinatario (codice alfanumerico di 6 cifre).
- Impostare lo “Split Payment” uguale a “SI” .
Privati – Utilizzatori Finali
Sebbene per “Ricevute Fiscali” o “Scontrini Fiscali” verso il privato, nulla cambi, potrà sorgere la necessità di emettere “Fatture Elettroniche” anche verso il privato che ne richieda espressamente l’emissione.
In questo caso è necessario compilare il Codice Fiscale che servirà al Sistema d’Interscambio SDI per consegnare la Fattura Elettronica nel cassetto fiscale del destinatario.
Sarà vostra premura consegnare al cliente la stampa della Fattura Elettronica o in alternativa inviarla tramite email, mediante la funzione integrata nel software.
E’ sempre possibile aggiungere “PEC” e “Codice destinatario” anche nel momento di emissione del documento fiscale, all’interno dell’apposita sezione denominata “Elettronica”.
Così come l’inserimento dei dati necessari per l’emissione di una fattura verso la Pubblica Amministrazione:
- Codice CUP: è il Codice unico di progetto.
- Codice CIG: è il Codice identificativo di gara.
- Numero: identificativo numerico del documento che definisce l’appalto per la Pubblica Amministrazione.
- Data: data del documento che definisce l’appalto per la Pubblica Amministrazione.
Tutti i dati inseriti all’interno della sezione “Elettronica” non andranno a popolare l’anagrafica del cliente, ma saranno riferiti sempre e solo al singolo documento.
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Creazione Fattura/Nota di accredito elettronica (ciclo attivo)
Generazione flusso automatico con Servizio E-bill (file XML, firma ed invio al Sistema d’Interscambio)
Dopo aver creato la Fattura/Nota di Accredito, sarà possibile inviare il documento al Sistema d’interscambio SDI semplicemente premendo il pulsante 
Tutte le fatture elettroniche (ciclo attivo e ciclo passivo) sono rintracciabili attraverso il menu “Archivi” > “Fatture elettroniche” [sezione “Contabilità”].
Generazione del solo file XML (senza servizio e-Bill)
Dopo aver creato la Fattura / Nota di Accredito, sarà possibile generare il file XML, premendo il pulsante 
Si passerà direttamente alla schermata successiva, dove sarà possibile attraverso il tasto 
L’illustrazione raffigura un esempio di download effettuato tramite il browser “Firefox”, altri browser hanno modalità di download differenti.
Tramite i comandi presenti nella schermata dove è visualizzata l’anteprima del documento è possibile svolgere anche le operazioni elencate.
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carica l’anteprima di un’altra fattura elettronica presente in archivio. |
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rigenera la visualizzazione della fattura elettronica corrente. |
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elimina la fattura elettronica corrente. |
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stampa la fattura elettronica corrente. |
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invia la fattura elettronica corrente al “Sistema Di Interscambio”. |
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esegue il download della fattura in formato XML. |
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apre il documento fiscale che ha originato la fattura elettronica. |
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Ricezione fattura di acquisto (ciclo passivo)
Al ricevimento di ogni fattura il centro messaggi di YAP visualizza una notifica mediante la quale è possibile visualizzare e scaricare la fattura.
Cliccare sulla notifica per accedere ai dettagli del messaggio dal quale, cliccando sul link è possibile visualizzare la fattura corrispondente.
Tramite il pulsante
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Archivio e download delle fatture elettroniche
L’archivio “Fatture elettroniche” contiene tutte le fatture elettroniche, sia quelle prodotte (ciclo attivo) che quelle ricevute (ciclo passivo).
Tramite i filtri disponibili nella zona (N) è possibile ricercare le fatture in funzione delle seguenti variabili:
- Cliente (destinatario del documento) o fornitore (mittente del documento). È possibile inserire la denominazione, il codice fiscale o la partita iva.
- Numero della fattura elettronica
- • Periodo di creazione della fattura elettronica
- Documento da cui ha origine la fattura elettronica (fattura o nota di credito)
- Tipo di ciclo (vendita
o acquisto
)
- Sede a cui fa riferimento la fattura elettronica
- Origine del documento (se importato da altri gestionali o no)
- Stato della fattura elettronica
1 – Generato XML: significa che è stato generato il file XML della fattura elettronica.
2 – Da inviare: significa che la fattura elettronica è stata generata e deve essere inviata al sistema d’Interscambio (SDI).
3 – In elaborazione: la fattura elettronica è in elaborazione da parte dello SDI, in attesa che venga assegnato un esito (lo SDI ha 5 giorni di tempo per scartare la fattura o tentare la consegna).
4 – In attesa PA: la fattura elettronica è stata inviata ed è in attesa dell’esito da parte della Pubblica Amministrazione.
5 – Scartata: la fattura elettronica è stata inviata ed è stata rifiutata dallo SDI per i motivi riportati nell’area denominata “Stati SDI“. Occorre procedere alla correzione dei dati errati e al successivo rinvio della fattura al sistema d’Interscambio (vedi Faq nr. 10).
6 – Consegnata: la fattura elettronica è stata inviata e confermata da parte dello SDI.
7 – Cassetto fiscale: significa che la fattura elettronica è stata inviata, confermata e recapitata nel cassetto fiscale del destinatario. In questo caso occorre informare il destinatario che la fattura è stata recapitata nel suo cassetto fiscale (vedi Faq nr. 7).
8 – Rifiutata PA: la fattura elettronica è stata inviata ma rifiutata dalla Pubblica Amministrazione. Occorre creare una “Nota di credito” per compensare contabilmente la fattura rifiutata e poi creare una nuova fattura con i dati corretti ed inviarla allo SDI (vedi Faq nr. 10).
9 – Accettata PA: la fattura elettronica è stata inviata ed è stata accettata dalla Pubblica Amministrazione.
10 – Decorrenza PA: la fattura elettronica è stata consegnata alla Pubblica Amministrazione, la quale non l’ha accettata entro i termini previsti (15 giorni). Occorre contattare l’ente per concordare le modalità da adottare.
11 – Mancata consegna PA: a causa di problemi tecnici lo SDI non è riuscito a consegnare la fattura elettronica alla Pubblica Amministrazione entro i limiti di tempo consentiti (entro 10 giorni dal primo tentativo). Occorre inviare la fattura all’ente destinatario tramite vie tradizionali.
Cliccare sul pulsante (D) corrispondente alla fattura di interesse per eseguire una delle operazioni possibili.
- Tasto (“Vedi fattura elettronica”) per Aprire la schermata dell’anteprima della fattura elettronica
- Tasto (“Scarica file XML”) per eseguire il download della fattura in formato XML
- Tasto (“Vedi documento fiscale”) per aprire il documento fiscale che ha originato la fattura elettronica
Qualora un’azienda appartenga ad un “gruppo”, le fatture relative alla propria sede sono evidenziate con la denominazione scritta in grassetto, mentre le fatture relative alle altre sedi hanno la denominazione scritta in corsivo.
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Importazione XML da altri gestionali
Tramite il pulsante “Importazione e invio XML” 
Il pulsante “Importazione e invio XML” è attivo solo per gli utenti che hanno sottoscritto l’abbonamento al servizio “e-Bill”.
Cliccare sul pulsante (A), selezionare il file di interesse tramite il pulsante (B) e cliccare sul pulsante “Importa” (C). Al termine dell’elaborazione, se non si verificano errori, viene visualizzata l’anteprima della fattura elettronica.
Nota bene: è possibile importare un solo file per volta.
| Per poter importare un file XML proveniente da un altro gestionale, è necessario che i dati fiscali dell’azienda contenuti in esso, corrispondano con quelli inseriti nella schermata “Configurazioni” > “Dati azienda”. |
Nell’Archivio, le fatture importate sono distinguibili dalle altre grazie all’icona visualizzata a fianco dello stato del documento ed alla dicitura riportata nel “tooltip”.
Ricordiamo che per le fatture importate NON è possibile consultare il documento fiscale da cui hanno origine.
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Esportazione massiva delle fatture elettroniche
E’ possibile utilizzare la funzione per l’invio periodico massivo delle fatture sia del ciclo attivo che passivo, verso il vostro Commercialista o verso il vostro software di Contabilità esterno alla piattaforma YAP.
Attraverso “Archivi” > “Fatture elettroniche”, selezionare il pulsante
- Selezionare il periodo di interesse, per il quale si vuole esportare le fatture (giorno o mese).
- Inserire il giorno o il mese di riferimento.
- Selezionare il tipo di ciclo.
- Inserire l’indirizzo email al quale inviare il link.
- Premere il pulsante (R)
per inviare.
Il sistema genera automaticamente un file compresso (.zip) contenete tutte le fatture elettroniche, del periodo e del ciclo selezionati, e invia all’indirizzo indicato un link tramite il quale è possibile scaricare il file ZIP.
Nota bene: il link ha una validità di 72 ore trascorse le quali non sarà più possibile scaricare il file.
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FAQ
1. E’ obbligatorio comunicare a tutti i miei fornitori il mio Codice Destinatario o il mio indirizzo PEC?
No, non è obbligatorio. Infatti, registrando il Codice o la PEC nel campo Indirizzo telematico della vostra area riservata del portale dell’Agenzia delle Entrate, non avrete la necessità di comunicarlo ai fornitori, in quanto sarà l’Agenzia stessa a recapitare, all’indirizzo da voi indicato, tutte le vostre fatture.
2. Se il mio cliente è una Ditta Individuale, è sufficiente inserire il codice fiscale affinchè riceva le fatture nel suo canale telematico?
No, non è sufficiente. Infatti, qualora venga inserito il solo codice fiscale e non la partita iva (anche se coincidono), l’Agenzia non verificherà l’eventuale configurazione dell’indirizzo telematico ma depositerà le fatture direttamente nel cassetto fiscale del cliente. Per lo stesso motivo, nel caso in cui un vostro fornitore inserisca solamente il vostro codice fiscale, la fattura a voi intestata verrà recapitata nel vostro cassetto fiscale.
3. A cosa serve il Codice Destinatario?
Il Codice Destinatario serve solo per ricevere le fatture passive dei vostri fornitori.
Una volta inserito nella vostra area riservata del portale dell’Agenzia delle Entrate, sarà l’Agenzia stessa a recapitare le fatture sul relativo canale ad esso collegato.
4. Cosa faccio se ho più di un codice destinatario?
Se possedete più di un Codice Destinatario dovrete comunicare solo quello su cui volete ricevere le fatture dei fornitori.
5. Quali dati mi servono per inviare la fattura ai miei clienti? E’ necessario il Codice Destinatario o la PEC?
Non sono obbligatori. Infatti, qualora il cliente avesse aggiornato questi dati nella propria area del portale dell’Agenzia delle Entrate, potreste non avere nessuno di questi dati, poiché sarebbe lo SDI stesso a riconoscere il canale e a recapitare le fatture al vostro cliente (vedi punto 1)
6. Posso fare una fattura elettronica ad un privato?
Si, si possono intestare le fatture anche ai soggetti che non possiedono una partita iva, è necessario però inserire il codice fiscale.
7. Se il mio cliente, che mi ha richiesto la fattura, non mi ha comunicato né la PEC né il Codice Destinatario, come viene recapitata la fattura?
Se il cliente ha indicato l’indirizzo telematico per la ricezione delle fatture nel portale dell’Agenzia delle Entrate, sarà lo SDI a recapitare la fattura ed inviarvi la notifica di avvenuta consegna.
Se il cliente non ha riportato l’indirizzo telematico di ricezione delle fatture sul portale dell’Agenzia delle Entrate, riceverete una notifica da parte dello SDI che la fattura non è stata recapitata per mancanza dell’indirizzo telematico del ricevente. Dovrà essere vostra cura comunicare al cliente che la fattura è stata inviata e che per poterla visualizzare, lui o un suo delegato (es. il commercialista), dovrà accedere al proprio Cassetto fiscale (legge di bilancio 2018. Art. 1 comma 909).
8. Se il mio cliente non mi ha comunicato né la PEC né il Codice Destinatario, devo mettere 0000000 nel campo Codice Destinatario dei suoi dati anagrafici?
No, non è necessario. Sarà automaticamente il software a compilare il file correttamente.
9. Ho commesso un errore nella composizione di una fattura, ma l’ho già inviata allo SDI, la posso annullare?
No. Nel caso in cui la fattura sia già stata inviata al Sistema di Interscambio è necessario emettere nota di accredito (da inviare anch’essa allo SDI), e riemettere nuova fattura elettronica.
10. Se viene scartata una fattura dallo SDI per cui devo produrre una nota di credito, devo inviare anch’essa allo SDI?
No. In questo caso, visto che il documento originario è stato scartato dallo SDI, la nota di credito prodotta è solo un documento interno di rettifica contabilità, e non deve quindi essere consegnato all’Agenzia delle Entrate.
11. Se attivo la conservazione sostitutiva sul portale dell’Agenzia delle Entrate, saranno conservate solo quelle gestite dal sistema e-Bill?
No, una volta attivata la conservazione sostitutiva gratuita del portale dell’Agenzia delle Entrate, tutte le fatture inviate e ricevute (a partire dalla data di attivazione del servizio), andranno direttamente in conservazione sulla stessa, anche se emesse con un altro sistema che non sia e-Bill.
12. Ho un contratto con un fornitore per inviare le fatture alla Pubblica Amministrazione, lo posso disdire e gestire anche queste fatture con e-Bill?
Si, e-Bill vi permette di gestire anche le fatture verso le P.A..
13. Posso emettere fatture di competenza 2018 a gennaio 2019?
Si, potrete emettere fatture retrodatate in forma cartacea. Noi vi consigliamo comunque di emettere le fatture di competenza del 2018 entro il 31/12/2018, per evitare di fare confusione.
14. Ho una fattura intestata ad una Pubblica Amministrazione che viene ripetutamente scartata per errore 1.4.1.1.2 idCodice non valido: <partitaiva>, ma sono sicuro che la p.iva sia corretta. Cosa devo fare?
Il campo che non viene validato dal Sistema di interscambio è <IdFiscale><IdCodice> del cessionario/committente.
E’ probabile che ciò che ti è stato indicato come p.iva sia in realtà un codice fiscale, in quanto sia le Pubbliche Amministrazioni che le Associazioni (es. Onlus, ASD, APS, No-Profit, etc..) possiedono un codice fiscale da 11 cifre, molto simile quindi ad una normale p.iva.
Per aiutarti, puoi verificare il dato tramite questo link:
www.indicepa.gov.it/documentale/n-ricerca-avanzata.php#R4
15. Ho inviato una fattura attivando lo Split Payment quando non doveva essere attivato. Come mi devo comportare?
Dovrai annullare la fattura emettendo una nota di credito con split payment attivo, ed inviare la stessa allo SDI. Poi sarà necessario emettere nuova fattura per sostituire la precedente.
16. Cosa succede se il codice destinatario che ho inserito è errato?
La fattura verrà scartata dallo SDI, per cui sarà necessario correggere il codice destinatario e rispedire la fattura.
17. Perchè una fattura inviata risulta in stato Mancata consegna – Cassetto Fiscale, anche se ho inserito il codice destinatario del cliente e ne ho verificato la correttezza? Cosa devo fare?
Nel caso in cui lo SdI non riesca consegnare una fattura per cause non imputabili al mittente o allo SdI stesso (ad esempio per un disservizio in fase di ricezione), la fattura verrà depositata nel cassetto fiscale del cliente e i tentativi di consegna verranno interrotti. A questo punto, sei tenuto ad avvisare il cliente che la fattura è stata depositata nel suo cassetto fiscale, come espresso nel paragrafo 3.3 e successivi, del provvedimento n° 89757 del 30/04/2018 dell’Agenzia delle Entrate (Scarica il documento).
18. Ho inviato una fattura ad una Pubblica Amministrazione, ora lo stato della fattura è Consegnata – Rifiutata. Che cosa significa?
Significa che la fattura è stata validata dallo SdI e consegnata al cliente (P.A.), il quale l’ha rifiutata. A questo punto dovrai verificare le motivazioni del rifiuto ed agire di conseguenza. Nel caso non siano state specificate le motivazioni occorre rivolgersi al proprio commercialista.
19. Ho inviato una fattura ad una Pubblica Amministrazione, ora lo stato della fattura è Consegnata – Decorrenza termini. Che cosa significa?
Significa che la fattura è stata validata dallo SdI e consegnata al cliente (P.A.), il quale però non ha emesso alcuna notifica di esito committente entro il termine massimo di 15 giorni dalla data della ricevuta di consegna della fattura. In questo caso le modalità di gestione del documento devono essere concordate tra fornitore e cliente al di fuori dello SdI (per esempio PEC, mail o altro).
20. Come posso contattare l’ufficio di assistenza del portale dell’Agenzia delle Entrate?
Potete contattare il numero verde 800 299 940 dal lunedì al venerdì, dalle 8.00 alle 20.00 e il sabato dalle 8.00 alle 14.00.
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